Verso la riforma del D.Lgs. 231/2001: cosa devono aspettarsi davvero le aziende

Il Ministero della Giustizia ha pubblicato la Relazione conclusiva e la proposta di articolato elaborate dal Tavolo Tecnico istituito nel 2024, aprendo ufficialmente la strada alla riforma del D.Lgs. 231/2001.

Il documento – che alleghiamo integralmente – non è solo un passaggio tecnico, ma rappresenta un vero e proprio punto di svolta: per la prima volta, infatti, vengono chiarite in modo sistematico le aspettative che il legislatore e, soprattutto, i giudici avranno nei confronti delle organizzazioni.

Per le imprese, questo significa una cosa molto semplice: non basterà più “avere” un Modello 231, bisognerà dimostrare che funziona davvero.

Dal modello formale al modello “che vive”

Uno dei messaggi più chiari che emerge dalla Relazione è il superamento definitivo dell’approccio formale che, in molti casi, ha caratterizzato l’adozione dei Modelli 231 negli ultimi anni.

La riforma punta a rendere centrale la cosiddetta “colpa di organizzazione”, cioè la responsabilità dell’ente per non essersi strutturato in modo adeguato a prevenire il reato. Questa non sarà più solo un elemento difensivo, ma diventerà il cuore dell’accertamento della responsabilità.

Tradotto in termini concreti: non sarà più sufficiente dimostrare di aver adottato un modello, ma sarà necessario provare che l’organizzazione aziendale – nel suo complesso – era realmente in grado di prevenire quel tipo di rischio.

Questo cambia profondamente il modo in cui le aziende devono approcciare il tema. Il Modello 231 smette di essere un documento e diventa un sistema.
E questo sistema, per essere credibile, deve essere aggiornato nel tempo, collegato ai processi reali e soprattutto “vissuto” dalle persone che lavorano in azienda, non solo conosciuto sulla carta.

Cosa cambierà nella pratica aziendale

La Relazione offre indicazioni molto chiare su come dovranno essere costruiti i modelli del futuro. Senza entrare in formalismi, emerge un principio: l’organizzazione deve essere coerente, tracciabile e controllabile.

Questo significa, ad esempio, che le responsabilità decisionali dovranno essere più chiare, che i controlli non potranno essere solo “sulla carta” e che i processi sensibili dovranno essere effettivamente presidiati.

In concreto, diventerà sempre più importante riuscire a dimostrare:

✔ come vengono prese le decisioni,

✔ chi controlla cosa,

✔ e quali verifiche vengono effettivamente svolte nel tempo.

Un altro elemento destinato ad avere un impatto concreto è il rafforzamento del sistema dei controlli. Non sarà più sufficiente fare affidamento sull’Organismo di Vigilanza come unico presidio: la riforma valorizza l’intero sistema aziendale, dalle funzioni di controllo interno fino alla compliance e all’audit, che dovranno operare in modo coordinato.

In altre parole, il controllo diventa un fatto organizzativo diffuso, non più concentrato in un solo organismo.

Per molte aziende questo comporterà un passaggio importante: mettere in dialogo funzioni che oggi spesso lavorano separate, costruendo flussi informativi stabili e documentati.

Il ruolo delle best practices: meno discrezionalità, più standard

Uno dei problemi più sentiti dalle imprese negli ultimi anni è stato l’incertezza: cosa significa davvero avere un modello “idoneo”?

La riforma prova a rispondere introducendo un riferimento esplicito alle best practices. Il giudice, nel valutare un modello, dovrà tenere conto di standard e prassi consolidate e, se decide di discostarsene, dovrà motivarlo.

Questo passaggio è molto rilevante perché apre la strada a un utilizzo più strutturato degli standard internazionali (come quelli ISO) e riduce, almeno in parte, l’incertezza interpretativa.

Per le aziende significa che diventa sempre più strategico integrare il Modello 231 con i sistemi di compliance già esistenti, evitando duplicazioni e costruendo un approccio unitario alla gestione dei rischi.

Chi ha già investito in sistemi certificati o strutturati parte avvantaggiato, ma sarà comunque necessario verificare che tali sistemi coprano in modo esplicito anche i rischi 231.

Una novità importante: la “seconda possibilità”

Accanto a un sistema più rigoroso, la riforma introduce anche un meccanismo più evoluto di premialità.

In presenza di un modello già adottato, anche se imperfetto, l’ente potrà intervenire dopo il reato per correggere le carenze organizzative e, a determinate condizioni, arrivare addirittura all’estinzione dell’illecito.

Questo elemento è particolarmente interessante perché sposta l’attenzione sulla capacità dell’impresa di reagire. Non viene premiata l’assenza di errori, ma la capacità di riconoscerli e correggerli in modo serio.

Per un imprenditore, questo si traduce nella necessità di non farsi trovare impreparati: serve sapere come intervenire rapidamente, chi coinvolgere, come documentare le azioni correttive e come dimostrare che l’azienda ha effettivamente cambiato assetto.

Nessuna esclusione per le PMI

Un altro punto chiarito dalla Relazione riguarda le piccole e medie imprese. Non sono previste esenzioni: anche le realtà più piccole restano pienamente nel perimetro della responsabilità 231.

Quello che cambia è l’approccio. La riforma prevede modelli semplificati, proporzionati alla dimensione e alla struttura dell’impresa, ma non rinuncia al principio di fondo: ogni organizzazione deve dotarsi di presidi adeguati ai propri rischi.

Questo aspetto è importante perché evita illusioni: il tema 231 non è più rinviabile neanche per le aziende di dimensioni contenute.

Anzi, proprio nelle strutture più piccole sarà fondamentale trovare un equilibrio tra semplicità e concretezza, evitando modelli troppo complessi ma anche soluzioni puramente formali.

Come prepararsi oggi

Anche se la riforma non è ancora in vigore, il messaggio della Relazione è già operativo. Le aziende che vogliono arrivare preparate dovrebbero iniziare a porsi alcune domande molto concrete.

Il modello che abbiamo adottato è davvero applicato oppure è rimasto un documento? I controlli funzionano o esistono solo formalmente? Le diverse funzioni aziendali dialogano tra loro oppure operano a compartimenti separati

Accanto a queste domande, è utile iniziare a lavorare su alcuni aspetti pratici: aggiornare la mappatura dei rischi, verificare l’effettiva applicazione delle procedure, rafforzare i flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza e, soprattutto, coinvolgere il management nei processi di controllo.

Sono interventi che non richiedono necessariamente rivoluzioni immediate, ma che permettono di passare gradualmente da un modello “statico” a un sistema realmente operativo.

Un cambio di prospettiva, prima ancora che normativo

La riforma del D.Lgs. 231/2001 segna un passaggio culturale prima ancora che giuridico.

Si passa da un sistema in cui il modello serviva soprattutto a difendersi, a uno in cui serve prima di tutto a dimostrare la qualità dell’organizzazione.

Per le imprese, questo significa che la compliance non è più un adempimento, ma una componente della gestione aziendale. E, come tale, può diventare anche un fattore di solidità e credibilità sul mercato.

📄In allegato: la Relazione completa del Tavolo Tecnico del Ministero della Giustizia